Privacyverklaring Stichting Rijncoepel

(scroll down for English version)

Uw toestemming

Door u in te schrijven bij aangesloten huisartsen-, diëtisten-, fysiotherapie- en psychologiepraktijken en apotheken in de gemeenten Noordwijk – Leiden – Voorschoten, gaat u akkoord met de manier waarop deze praktijken uw gegevens verwerken, zoals is beschreven in dit document. Ook verklaart u de privacy van andere betrokkenen d.w.z. patiënten en zorgverleners te respecteren.

Omgang met uw persoonsgegevens

Toegang tot uw gegevens hebben:

  • Uzelf;
  • De zorgverleners, medewerkers en waarnemers in de praktijken en apotheken aangesloten bij Rijncoepel die direct betrokken zijn bij de hulpverlening aan u;
  • Enkele beheerders van onze dossiers.

Al deze mensen hebben getekend voor geheimhouding.

Praktijken en apotheken

In de aangesloten praktijken en apotheken kunnen diverse persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit is noodzakelijk om u medisch goed te kunnen behandelen en nodig voor het financieel afhandelen van de behandeling. Daarnaast kan verwerking noodzakelijk zijn voor, bijvoorbeeld, de bestrijding van ernstig gevaar voor uw gezondheid of ter voldoening aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld het verplicht melden van een besmettelijke ziekte op grond van de Wet Publieke Gezondheid).

De plichten van Rijncoepel

Onze Stichting is volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in de Stichting plaatsvindt. Aan de plichten die daaruit voortkomen, voldoen wij als volgt:

  • Uw gegevens worden voor specifieke doeleinden verzameld:
    • voor zorgverlening;
    • voor doelmatig beheer en beleid;
    • voor ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting.
  • Er vindt in beginsel geen verwerking plaats voor andere doeleinden.
  • U wordt op de hoogte gesteld van het feit dat er persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit kan gebeuren door uw zorgverlener, maar ook via een folder of via onze website.
  • Alle medewerkers binnen Rijncoepel hebben zich verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens.
  • Uw persoonsgegevens worden goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
  • Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede zorgverlening.

Voor medische gegevens is deze bewaartermijn in principe 15 jaar (vanaf de laatste behandeling), tenzij langer bewaren noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de gezondheid van uzelf of van uw kinderen. Dit is ter beoordeling van de behandelaar.

Uw rechten als betrokkene: 

U heeft de volgende rechten:

  • Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.
  • Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
  • Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn.
  • Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
  • Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier.
  • Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.

 

Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit mondeling of middels een aanvraag per email of schriftelijk kenbaar maken aan de betreffende zorgverlener. De Stichting beheert deze gegevens niet zelf dus raadpleeg uw huisarts, diëtist, fysiotherapeut, psycholoog of apotheek. Uw belangen kunnen ook behartigd worden door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, of uw curator of mentor).

Toelichting op de aanvraag aan uw zorgverlener

U moet er rekening mee houden dat medische gegevens ingevolge de wet in principe maximaal vijftien jaar bewaard worden. U helpt uw zorgverlener met het opzoeken van uw dossier en het beschermen van uw privacy als u de aanvraag zo volledig mogelijk invult. De door u ingevulde gegevens worden door hen strikt vertrouwelijk behandeld.

 

Nodig voor de aanvraag

Vermeldt de gegevens van de persoon over wie het medisch dossier gaat. De Wet Geneeskundige Overeenkomst (WBGO) beschouwt de patiënt als meerderjarig vanaf 16 jaar. Jongeren vanaf 16 jaar die inzage/afschrift van hun medisch dossier willen, moeten zelf de aanvraag indienen. Indien de patiënt niet meer in leven is, is het verstrekken van de medische gegevens toegestaan indien verondersteld kan worden dat de overledene hiertegen geen bezwaar zou hebben gehad of er sprake is van zwaarwegende belangen om de zwijgplicht van de zorgverlener te doorbreken. Deze beslissing ligt bij de zorgverlener.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden

Voor verstrekking van uw persoonsgegevens is uw uitdrukkelijke toestemming nodig. Op deze regel bestaan echter enkele uitzonderingen. Op grond van een wettelijk voorschrift kan de zwijgplicht van de zorgverlener doorbroken worden, maar ook wanneer gevreesd moet worden voor een ernstig gevaar voor uw gezondheid of die van een derde. Bovendien kunnen vastgelegde gegevens, indien noodzakelijk mondeling, schriftelijk of digitaal uitgewisseld worden met andere zorgverleners (bijvoorbeeld de apotheker die een recept verwerkt). Op welke wijze gegevens door uw zorgverlener worden gedeeld vindt u terug in de privacyverklaring van de desbetreffende zorgverlener.

Digitaal patiënten/medicatie dossier (E-Vita, mijngezondheid.net, PGO)

Als u gebruik maakt van het digitaal medisch dossier, verwerkt de zorgverlener uw persoonsgegevens en de gegevens met betrekking tot uw medische geschiedenis om u toegang te verlenen tot uw dossier. Onze Stichting heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens en medische gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking of verstrekking. Wij raden u aan uw wachtwoord geheim te houden en niet met anderen te delen en bovendien regelmatig uw wachtwoord te wijzigen.

Uitwisseling gegevens

Onze zorgverleners wisselen, nadat u hen hiervoor gericht toestemming heeft gegeven, via het Landelijk Schakelpunt relevante medische gegevens veilig en betrouwbaar met de huisartsenpost (HAP). Bent u ’s avonds of in het weekend op de HAP geweest, dan deelt die op zijn beurt een waarneembericht met de huisartsenpraktijk. In deze uitwisseling van gegevens speelt de Stichting geen rol, hiertoe dient u zich bij uw zorgverlener te melden.

Vraag of klacht

Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld over met wie gegevens gedeeld worden of de omgang met uw medische gegevens? Dan gaat uw zorgverlener hierover graag met u in gesprek. Daarnaast verwijzen wij naar de klachtenregeling conform de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), waar wij aan voldoen.

 

Stichting Rijncoepel, Jonckerweg 3, 2201 DZ Noordwijk  www.rijncoepel.nl

Privacy (AVG) contactpersoon:  Y. Verwoert  verwoert@rijncoepel.nl  tel 071 820 0374

 

Privacystatement of the Rijncoepel Foundation

Your consent

When you register with our practices ( general practice, dietician, physiotherapy or psychology practices ) or pharmacies in Noordwijk-Leiden-Voorschoten you consent with the way the practice manages your data as described in this document. You also consent to respect the privacy of all our other patients and health care workers.

Access to your personal data

The people who have access to your personal data are:

  • You
  • The health care workers and other service providers and interim personnel in the practices and pharmacies that are members of Rijncoepel and who are directly involved in your care,
  • Some other administrators of our medical files.

All these people have signed for secrecy.

Practices and Pharmacies

In the practices and pharmacies of the Rijncoepel Foundation several of your data can be processed. This is necessary to optimize your medical treatment and necessary for the financial administration. It can also be necessary in order to restrict health hazards or to comply with legal requirements ( for example compulsory reporting of infectious diseases that are labelled as serious health risks ).

The duties of the Rijncoepel Foundation

According to the AVG ( the General Data Protection Regulation ( GDPR ) ) our Foundation is responsible for the management of your personal data that we process. In order to comply with this Regulation we declare that:

  • Your data are only collected for specific purposes:
    • For healthcare;
    • For appropriate management and policy purposes;
    • To support research and education.
  • Fundamentally there is no processing for other purposes.
  • You will be informed when your personal data are processed. This can happen directly through personal information, but also with an information leaflet or on our website.
  • All staff members of the Rijncoepel Foundation have committed to handle your personal data with confidentiality.
  • Your personal data are well protected against unauthorized access.
  • Your personal data will no longer be saved than is necessary for good healthcare.

The retention of your medical data has been determined to be 15 years ( from the last day of treatment ), unless there is a compelling reason to keep the data longer, for example for the benefit of your or your children’s health. This decision will be made at the discretion of the practitioner.

Your rights as a person concerned: 

You have the following rights:

  • The right to know whether and what of your personal data are processed
  • The right of inspection and the receipt of a transcript of those data ( as long as the privacy of another person is not harmed in doing so).
  • The right to correction, addition or deletion of data when necessary.
  • The right to request ( partial ) deletion of your medical data. The practitioner can only comply if the preservation of the data is not of critical importance to your health or someone else’s and if there is no judicial regulation to make it necessary to keep the data.
  • The right to add a personal ( medical ) statement to your data.
  • The right to object to process your data in certain circumstances.

If you wish to exert the above mentioned rights you file an application either directly to the concerned health care provider or through email or a letter addressed to the concerning practice or pharmacy. The Foundation does not manage the data  so you have to address your general practitioner, dietician, physiotherapist psychologist or pharmacist directly. Your right can also be represented by someone else ( for example an authorized representative, your curator or your mentor ).

Further clarification of such a request

Fundamentally the retention of your medical data has been determined by law to be 15 years ( from the last day of treatment ). You help your health care provider to provide the requested information accurately and to protect your privacy by filing your request as detailed as possible. Your information will be handled in strict confidentiality.

Requirements for an application for medical data

Notify your health care provider whose personal file is requested. By law ( WGBO ) a person is an adult from the age of 16 years. Adults who want to inspect or receive a transcript of their personal data have to file the application in person. If a person is deceased the release of medical data is permitted only if reasonably can be expected that the deceased would not have objected or if there are important considerations not to adhere to the obligation to non-disclosure of the practitioner. This decision will be made at the discretion of the health care provider.

Transmission of personal data to other parties

Strict consent of the person concerned is necessary for the transmission of personal data to other parties. There are however some exceptions. By law the obligation to non-disclosure of the practitioner can be ignored in certain circumstances, for example if there is imminent danger for the subject’s health or that of someone else. In that case registered data can be exchanged either verbally, by mail or digitally with other health care providers ( for instance pharmacies ).

For specifications on how your healthcare provider shares data we advise you to look at the privacy statement of the concerning provider.

Digital  medical or medication file ( E-Vita, mijngezondheid.net, PGO )

If you use our digital medical file MgN , your practitioner will process your personal data and the data concerning your medical history to give you access to your file. Our Foundation has the use of technical and organizational support to protect your data against loss or unlawful processing. You are personally responsible for the secrecy of your password. We advise you not to share your password and to frequently change it.

Data exchange

If you have consented to exchange of data through the LSP ( an electronic patient file shared among family practitioners in The Netherlands) relevant medical information will be shared securely en reliably with the SHR ( the doctors service for evenings, nights, weekends and holidays ).

The SHR will provide information of consultations made in their office to the responsible practitioner ( where the patient is registered). The Foundation Rijncoepel has no part in this exchange of data. For issues regarding this subject you have to contact the concerned healthcare provider.

Questions or complaints

Dou you have questions or complaints about our privacy regulations? Your healthcare provider  would like to hear from you in order to be able to address the issues. We would also like to refer to the Law “ Quality, complaints and disputes in health care “ ( the Wkkgz ) with which we comply.

 

The Rijncoepel Foundation, Jonckerweg 3, 2201 DZ Noordwijk  www.rijncoepel.nl

Privacy (AVG) contact:  Y. Verwoert  verwoert@rijncoepel.nl  tel 071 820 0374